Komunikasi

A.      Definisi Komunikasi
Menurut Robbins (2009:223), komunikasi adalah perpindahan dan pemahaman arti dari sebuah pesan. Sedangkan menurut Seller, komunikasi adalah proses dimana simbol verbal dan nonverbal dikirimkan, diterima dan diberi arti. Dapat kami simpulkan bahwa komunikasi adalah suatu proses dimana terjadi penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain dalam bentuk verbal maupun non-verbal ataupun secara lisan (langsung) ataupun tidak langsung seperti penggunaan media.

B.       Fungsi Komunikasi
Di dalam kelompok atau organisasi, komunikasi melakukan empat fungsi utama, yaitu pengendalian, motivasi, pernyataan emosional, dan informasi. Berikut penjelasannya:
1.      Komunikasi dalam pengendalian adalah sebagai cara untuk mengetahui apakah pekerja tetap sesuai pada jalur yang ditetapkan oleh kita atau tidak dan juga mengetahui bagaimana keadaan pekerja sehingga kita bisa membantu memutuskan sesuatu yang sesuai dengan keadaan.
2.      Motivasi dapat digunakan sebagai alat untuk memastikan apakah pekerja tersebut berada pada jalur yang benar dan memberikan solusi bagaimana mereka dapat meningkatkan kinerja mereka.
3.      Pernyataan emosional, komunikasi juga merupakan sarana penyalur ekspresi emosional seseorang dan hal itu merupakan kebutuhan sosial setiap orang. Kita bisa menyampaikan emosi yang kita rasakan melalui komunikasi.
4.      Informasi, komunikasi juga untuk memfasilitasi proses pengambilan keputusan. Proses komunikasi memberikan informasi dari setiap individu dan kelompok yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan. Jadi, komunikasi merupakan sebuah proses yang bertujuan untuk memberikan informasi dari sumber kepada penerima yang pada akhirnya melahirkan feedback atau reaksi.






C.      Proses Komunikasi
Proses komunikasi adalah tahapan-tahapan di antara sumber dengan penerima yang menghasilkan pemindahan dan pemahaman makna. Berikut gambaran proses komunikasi:
Gambar 1. Proses Komunikasi
 
 









Jika salah satu diantara komponen tidak ada, maka tidak akan terjadi komunikasi. Komponen-komponen dalam komunikasi antara lain:
§  Pengirim (Sender) adalah seseorang yang mempunyai kebutuhan atau informasi serta mempunyai kepentingan mengkomunikasikan kepada orang lain.
§  Pengkodean (Encoding) terjadi saat pengirim mengkodekan informasi yang akan disampaikan ke dalam simbol atau isyarat.
§  Pesan (Message) terdapat dalam segala bentuk, biasanya dapat dirasakan atau dimengerti satu atau lebih dari indra penerima.
§  Saluran (Channel) adalah medium melalui mana pesan-pesan yang akan berjalan.
§  Penerima (Receiver) adalah orang yang menafsirkan pesan penerima, jika pesan tidak disampaikan kepada penerima maka komunikasi tidak akan terjadi.
§  Penafsiran kode (Decoding) adalah proses dimana penerima menafsirkan pesan dan menterjemahkan menjadi informasi yang berarti baginya. Jika semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh penerima, maka semakin efektif komunikasi yang terjadi.
§  Kebisingan (Noise) dapat berupa faktor-faktor fisik atau psikologis yang dapat mengganggu kelancaran proses komunikasi.
§  Umpan balik (Feedback) adalah tanggapan dari penerima terhadap pengirim pesan dimana penerima memberikan respon terhadap pesan yang diberikan.


D.      Arah dalam Komunikasi
1.      Komunikasi ke Bawah (Downward Communication)
§  Komunikasi yang mengalir dari satu tingkat suatu kelompok atau organisasi ke tingkat yang lebih rendah.
§  Para pemimpin dan manajer menggunakannya untuk menetapkan tujuan, petunjuk kerja, penjelasan kebijakan dan prosedur, menunjukan masalah yang memerlukan perhatian dan menawarkan umpan balik tentang kinerja.
§  Penelitian menunjukan bahwa komunikasi manajerial harus diulang beberapa kali dan melalui berbagai media yang berbeda untuk menjadi benar benar efektif.
§  Masalah lain dalam komunikasi ke bawah adalah manajer memberitahu pekerja tapi jarang meminta nasihat atau pendapat mereka.
§  Pembicara yang baik adalah menjelaskan alasan-alasan yang melatarbelakangi dari komunikasi ke bawah tetapi juga mengumpulkan informasi dari pekerja.
2.      Komukasi ke Atas (Upward Communication)
§   Komunikasi mengalir ke tingkat yang lebih tinggi dalam kelompok atau organisasi digunakan untuk memberikan feedback kepada atasan, menginformasikan mereka terhadap perkembangan
§   Komunikasi ke atas membuat manajer untuk memperhatikan bagaimana pekerja mengetahui tentang pekerjaan mereka, rekan kerja, dan organisasi pada umumnya.
§   Manajer juga mengandalkan komunikasi ke atas untuk menemukan gagasan mengenai kondisi untuk dapat ditingkatkan.
§   Komunikasi ke atas akan semakin sulit karena membuat manajer menjadi kewalahan dan mudah terganggu.
3.      Komunikasi Lateral
Komunikasi lateral ialah komunikasi yang terjadi ketika anggota dari kelompok kerja yang sama, para anggota dari kelompok kerja pada level yang sama, para manajer pada level yang sama, atau beberapa pekerja yang setara secara horizontal lainnya.
§   Menghemat waktu dan memfasilitasi koordinasi, karena menciptakan sirkuit hirarki yang pendek.
§   Dapat menciptakan konflik disfungsional karena saluran vertikal yang resmi rentan dilanggar.


E.     Komunikasi Organisasi
1.      Jaringan Kelompok Kecil yang Formal
a.       Rantai, dengan ketat mengikut rantai perintah yang formal atau resmi. Rantai menjadi pilihan terbaik jika keakuratan merupakan hal terpenting.
b.      Roda, bergantung pada sosok sentral (pemimpin) untuk bertindak sebagai saluran bagi seluruh komunikasi kelompok. Biasanya digunakan pada sosok kepemimpinan yang kuat.
c.       Seluruh saluran, memperbolehkan para anggota kelompok untuk berkomunikasi satu sama lain secara aktif. Dengan begitu, anggota dengan bebas memberikan kontribusi dan tidak seorang pun yang mengambil peran sebagai pemimpin.
https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEht5OTOP7ijtViBoFxgmIgPFF0ONwuNAwmSqSYTs6Vr2Cx6haVJsjJ6jVVmc5JAy4O5XHPA17C8L8aH0Y6_0Tqrncg0YTfzoLrz9uv2IAr55cVgassrQ1p4_nItmLT_4slvLqWv0k-zAIQ/s1600/komunikasi-dalam-organisasi.jpg




Gambar 2. Tiga Jaringan Kelompok Kecil yang Umum

Jaringan Kelompok yang Kecil dan Kriteria Efektif
Kriteria Jaringan
Rantai
Roda
Seluruh Saluran
Kecepatan
Moderat
Cepat
Cepat
Keakuratan
Tinggi
Tinggi
Moderat
Munculnya Pemimpin
Moderat
Tinggi
Tidak Ada
Kepuasan Anggota
Moderat
Rendah
Tinggi

2.      Kabar Selentingan (Gosip)
Jaringan komunikasi informal dalam sebuah kelompok atau organisasi disebut kabar selentingan. Meskipun berupa rumor dan disebarkan melalui komunikasi informal, tetapi masih menjadi sumber yang penting bagi para pekerja dan kandidat. Rumor muncul sebagai tanggapan terhadap situasi yang penting bagi kita, ketika terdapat ambiguitas, dan dibawah kondisi yang menimbulkan kecemasan.
Kabar selentingan (grapevine) merupakan bagian penting dari jaringan komunikasi dalam suatu kelompok atau organisasi. Faktanya, komunikasi selentingan terjadi ketika komunikasi formal tidak cukup. Hasil penelitian telah menyimpulkan bahwa komunikasi informal sangat baik terjadi saat tidak mencukupinya informasi yang dapat ditularkan melalui komunikasi formal. Beberapa teori organisasi mengakui bahwa Grapvine atau komunikasi informal dibutuhkan dalam kehidupan berorganisasi, seperti memberikan kepada manajer perasaan moral terhadap organisasi mereka, mengidentifikasi permasalahan para pekerja yang dianggap penting, dan membantu memanfaatkan kecemasan pekerja.


F.     Mode Komunikasi
1.      Komunikasi Lisan
Sarana untuk penyampaian pesan, seperti pidato resmi pada suatu kelompok diskusi, rumor diskusi atau lainnya merukan bentuk popular dari komunikasi lisan. Keuntungan dari komunikasi lisan adalah kecepatan dan umpan balik. Kita dapat menyampaikan pesan verbal dan menerima respon dalam waktu yang singkat, jika penerima tidak yakin dengan pesan tersebut umpan balik yang cepat dapat memungkinkan pengirim untuk dengan cepat mendeteksi dan memperbaikinya.
Kelemahan utama dalam komunikasi lisan adalah setiap kali pesan yang dikirim harus melewati sejumlah orang. Dalam sebuah organisasi dimana sebuah keputusan dam komunikasi lain secara lisan melewati atas dan ke bawah hierarki kewenangan, kesempatan besar muncul pesan menjadi terdistorsi.



2.      Komunikasi Tulisan
Komunikasi tertulis meliputi memo, surat-surat, transmisi fax, email, pesan singkat, organizational periodical, pemberitahuan yang ditempatkan di papan buletin (termasuk yang elektronik) dan perangkat lain yang mentransmisikan via tertulis dengan kata kata atau simbol. Penggunaan komunikasi dalam bentuk tulisan memiliki keuntungan seperti, baik pengirim dan penerima memiliki catatan dari komunikasi tersebut dan pesan dapat disimpan untuk waktu yang tidak terbatas, dapat dijadikan referensi suatu saat nanti, dan komunikasi tertulis lebih mungkin dipikirkan dengan baik, logis, dan jelas. Namun, komunikasi tertulis memiliki kelemahan. Kerugian utama lainnya adalah sulitnya untuk mendapatkan umpan balik secara cepat, dan pengiriman email atau pesan instan tidak menjamin telah diterima pada alamat yang dituju.
3.      Komunikasi Non-Verbal
Komunikasi non-verbal meliputi gerakan tubuh, intonasi atau penekanan yang kita berikan kepada kata kata, ekspresi wajah, dan jarak fisik antara pengirim dan penerima. Dari Bahasa tubuh kita dapat mengetahui sejauh mana kita menyukai hal lain dan yang menarik, dan perasaan yang diungkapkan pengirim dan penerima. Studi menyatakan bahwa orang akan lebih banyak membaca tingkah laku dan emosi orang lain melalui isyarat non-verbal mereka dibandingkan melalui kata-kata. Jika isyarat non-verbal bertentangan dengan pesan verbal pembicara, maka isyarat non-verbal kadang lebih cenderung diyakini oleh pendengar.


G.    Pilihan dalam Saluran Komunikasi
1.      Kesempurnaan Saluran
Merupakan jumlah informasi yang dapat dikirimkan selama satu periode komunikasi. Saluran berbeda dalam kapasitas mereka untuk menyampaikan berbagai informasi yang mereka dapat:
1. Menangani beberapa isyarat secara bersamaan
2. Memfasilitasi umpan balik yang cepat
3. Menjadi sangat pribadi
Percakapan langsung memiliki skor tertinggi dalam saluran karena mengirimkan informasi terbesar per episode komunikasi—beberapa isyarat informasi (kata-kata, postur, ekspresi wajah, gerak tubuh, intonasi), umpan balik langsung (baik verbal dan non-verbal). Media tertulis impersonal seperti laporan formal dan buletin dilaporkan memiliki skor terendah dalam saluran komunikasi.
2.      Memilih Metode Komunikasi
Pemilihan atas saluran bergantung apakah pesan tersebut bersifat rutin atau tidak.
Pesan yang rutin cenderung mudah dan memiliki sedikit ambiguitas; saluran yang kesempurnaannya rendah dapat memberikan efisiensi. Komunikasi yang tidak rutin cenderung rumit dan berpotensi terjadi kesalahpahaman.
     Kesempurnaan saluran merupakan suatu kerangka kerja yang bermanfaat dalam memilih mode komunikasi. Selain itu pilihan komunikasi layak dipikirkan sejenak, apakah pesan yang perlu dikomunikasikan lebih sesuai dengan disampaikan melalui diskusi atau dalam bentuk diagram.
     Apabila perlu untuk menilai daya penerimaan dari penerimaan pesan, maka komunikasi secara lisan akan menjadi pilihan yang lebih baik. Hal ini dikarenakan kita dapat melihat langsung reaksi pendengar dari gagasan yang telah diusulkan. Selain itu hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah mode komunikasi yang lebih disukai oleh penerima dan kecepatan dari lingkungan kerja di sekeliling.
     Apabila menginginkan informasi menjadi berwujud dan dapat diverifikasi, maka komunikasi tertulis adalah pilihan yang tepat. Komunikasi tertulis menjadi hal yang diandalkan bagi komunikasi yang rumit dan lama, namun komunikasi seperti ini memiliki risiko kesalahan dalam menginterpretasikan pesan, memiliki karakterisik hingga memerlukan banyak waktu, dan ekpresi emosi yang terbatas. Selain itu, penggunaan email atau elektronik mail dapat membawa beberapa tambahan permasalahan seperti dampak dari pesan-pesan yang negatif, kekhawatiran akan privasi, dan profesionalisme.
3.      Keamanan Informasi
Keamanan informasi merupakan suatu kekhawatiran yang sangat besar oleh hampir semua organisasi dengan informasi probadi atau yang dimiliki mengenai para klien, konsumen, dan pekerja. Organisai khawatir dengan keamanan dari informasi secara elektronik yang harus mereka proteksi, misalnya data pasien rumah sakit, informasi fisik masih tetap mereka simpan dalam lemari arsip.
Sebagian besar perusahaan secara aktif memonitor pemakaian internet dari para pekerja dan catatan-catatan email, dan bahkan menggunakan video pengawas dan catatan percakapan telepon. Kini organisasi dapat meringankan kekhawatiran pekerja dengna melibatkan mereka ke dalam penciptaan kebijakan keamanan informasi dan memberikan kepada mereka beberapa kendali atas bagaimana informasi pribadi mereka gunakan.


H.    Komunikasi Yang Persuasif
Pemrosesan yang otomatis dan dikendalikan (automatic proses )
Suatu pertimbangan yang relative dangkal atas bukti dan informasi yang membuat penggunaan heuristic. Pemrosesan secara otomatis memerlukan sedikit waktu dan sedikit upaya, sehingga masuk akal menggunakannya untuk memproses pesan yang persuasif yang yang terkait dengan topic yang tidak banyak dipedulikan. Kelemahannya adalah bahwa memungkinkan kita menjadi lebih mudah dibodohi oleh trik-trik yang bervariasi, seperti misalnya jingle yang lucu atau foto-foto yang bergemerlapan. Pemrosesan yang dikendalikan (controlled processing) suatu pertimbangan yang terperinci mengenai bukti dan informasi yang terdapat pada kenyataan, gambar, dan logika.
Terdapat beberapa aturan praktis dalam menentukan tipe pemrosesan :
·         Tingkat ketertarikan
Salah satu alat prediksi terbaik mengenai seseorang akan menggunakan proses yang otomatis atau yang dikendalikan dalam bereaksi terhadap sebuah pesan yang persuasif adalah level ketertarikan mereka terhadap suatu hal.

·         Pengetahuan sebelumnya
Orang-orang yang berpengetahuan sudah memiliki pemikiran melalui banyaknya argument terhadap suatu rangkaian tindakan yang spesifik, dan oleh karenanya mereka tidak siap mengubah posisi mereka kecuali jika alasan-alasan bijaksan diberikan sangat baik.

·         Kepribadian
Kebutuhan akan pengetahuan suatu kepribadian individu yang cenderung dipersuasi oleh bukti dan fakta-fakta

·         Karakteristik pesan
Pesan disampaikan melalui  saluran komunikasi yang relatif ramping, dengan sedikit peluang bagi para pengguna untuk berintraksi dengan isi yang terkandung dalam pesan, mendorong pemrosesan secara otomatis. Implikasi yang paling penting adalah untuk menyetarakan pesan persuasive dengan tipe pemrosesan yang cenderung digunakan oleh para penonton. Menggunakan pesan yang sarat bermuatan emosional dan menghubungkan gambaran positif dengan hasil yang lebij disukai, ketika penonton tertarik dengan sebuah topic, ketika mereka memiliki angka yang tinggi dalam kebutuhan pengetahuan, atau ketika informasi ditransmisikan melalui saluran-saluran yang sempurna maka suatu gagasan yang lebih baik berfokus pada argument-argumen yang rasional dan bukti untuk menyelesaikan suatu permasalahan.

Hambatan-Hambatan Pada Komunikasi Yang Efektif
·         Penyaringan (filtering)
Suatu manipulasi informasi dari pengirim sehingga akan terlihat lebih menyenangkan bagi penerima. Level yang semakin vertical dalam hierarki organisasi, maka akan semakin membuka banyak kesempatan untuk melakukan penyaringan.

·         Pemilihan persepsi
Pemilihan persepsi dalam proses komunikasi melihat dan mendengar secara selektif berdasarkan pada kebutuhan mereka, motivasi, pengalaman, latar belakang, dan karakteristik personal lainnya. Penerima juga memproyeksikan ketertarikan dan ekspektasi mereka kedalam komunikasi seperti mereka akan menguraikan isi pesan mereka.

·         Informasi yang berlebihan (information overload)
Suatu tradisi dimana informasi yang mengalir masuk melebihi kapasitas pemrosesan dari seorang individu.  Yang terjadi ketika para indvidu memiliki lebih banyak informasi dari pada yang dapat mereka sortir dan gunakan, mereka cenderung untuk memilih, mengabaikan, melewati atau melupakannya. Atau mereka dapat menangguhkan pemrosesan lebih lanjut, hingga situasi yang berlebihan telah berakhir.

·         Emosi
Para individu yang berada pada suasana hati positif lebih percaya diri mengenai opini mereka, setelah membaca sebuah pesan yang persuasive, sehingga arguman yang dirancang dengan baik akan memiliki dampak yang lebih kuat pada opini mereka. Orang-orang yang berada pada suasana hati negative lebih cenderung untuk mengkritisi pesan dengan lebih terperinci, sedangkan mereka yang berada pada suasana hati positif cenderung untuk menerima komunikasi begitu saja.

·         Bahasa
Ketika berkomunikasi dalam bahasa yang sama, kata-kata dapat berarti hal-hal yang berbeda dengan orang lain. Umur dan konteks adalah dua dari factor terbesar yang memengaruhi perbedaan-perbedaan terebut. Para pengirim cenderung untuk mengasumsikan kata-kata dan istilah-istilah dengan tidak tepat yang mana arti yang mereka maksud berbeda dengan si penerima.


·         Keheningan
Salah satu tindakan yang mengabaikan atau meremahkan seorang pekerja  untuk mengekspresikan perhatiannya akan mengarahkan pekerja untuk menahan komunikasi yang penting pada masa yang akan datang. Keheningan akan berkurang ketika opini dari kaum minoritas diperlakukan dengan hormat, identifikasi kelompok kerja tinggi, dan keadilan procedural yang tinggi.

·         Kekhawatiran komunikasi (communication apprehension)
Ketegangan dan kecemasan yang tidak semestinya dalam komunikasi secara lisan, tertulis atau kedua-duanya. Kekhawatiran dalam komunikasi secara lisan menghindari situasi misalnya mengajar, yang mana komunikasi lisan merupakan suatu persyaratan yang dominan. Menjadi pusat perhatian yang lebih besar adalah bukti bahwa kekhawatiran komunikasi lisan yang tinggi dapat memutarbalikkan tuntutan komunikasi atas pekerjaan mereka agar supaya meminimalkan kebutuhan komunikasi.

·         Berbohong
Hambatan terakhir terhadap komunikasi yang efektif adalah kesalahan penyajian atas informasi secara sekaligus atau berbohong. Secara jumlah frekuensi kebohongan dan kesulitan dalam mendeteksi kebohongan, terutama membuatnya menjadi hambatan yang besar bagi komunikasi yang efektif.


Implikasi Global
Factor lintas budaya jelas berpotensial menciptakan permasalahan komunikasi yang yang besar.
·         Hambatan-hambatan budaya
ü  Hambatan yang disebabkan oleh semantik, istilah-istilah yang tidak memiliki padanan dalam bahasa lainnya.
ü  Hambatan yang disebabkan oleh konotasi, kata-kata yang memiliki makna yang berbeda dalam bahasa yang berbeda.
ü  Hambatan yang disebabkan oleh perbedaan nada.
ü  Perbedaan dalam toleransi untuk konflik dan metode untuk menyelesaikan konflik.

·         Konteks budaya
Konteks budaya yang tinggi (High context culture), budaya-budaya yang sangat tergantung pada isyarat situasional yang nonverbal dan halus dalam berkomunikasi dengan orang lain. Komunikasi dalam kontesks budaya yang tinggi menyiratkan yang dipandang lebih terpercaya oleh kedua belah pihak
Konteks budaya yang rendah (low-context culture), budaya-budaya yang sangat tergantung pada kata-kata untuk menyampaikan maksud dalam komunikasi. Dalam konteks budaya yang rendah, surat kontrak yang berlaku cenderung dalam tulisan, diberi kata-kata yang tebal dan sangat legal.

·         Pedoman budaya
Casmir dan para ahli lainnya menawarkan saran-saran, ketika berkomunikasi dengan orang-orang dari suatu budaya yang berbeda:
-          Kenali diri sendiri
-          Membantu perkembangan sifat saling menghargai, keadilan dan demokrasi,.
-          Mempelajari konteks budaya dari setiap orang.
-          Ketika terdapat keraguan dengarkan.
-          Sampaikan kenyataan bukan interprestasi.
-          Pertimbangan sudut pandang orang lain.

-          Secara proaktif mempertahankan identitas dari kelompok.

Komentar

  1. Harrah's Philadelphia Casino & Racetrack - MapyRO
    Harrah's Philadelphia 삼척 출장안마 Casino & Racetrack. MapYO.com is a 포항 출장샵 fun and friendly place to 양산 출장샵 discover, 파주 출장마사지 conduct and wager safely in 충청북도 출장샵 one convenient location.

    BalasHapus

Posting Komentar